МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ОДЕСЬКА Нацонального МОРСЬКА АКАДЕМІЯ
Кафедра «Менеджменту та економіки морського транспорту»
Контрольна робота
Комп'ютеризація та механізація управлінської праці на підприємстві
спеціальність 0502 «Менеджмент»
5 курс Шифр 24060
Цимбаленко Є.М.
Одеса 2008
План
1. Система і системний підхід в управлінні
2. Комп'ютерні системи обробки даних і управління технологічними процесами (на прикладі контейнерного терміналу)
3. Використання технічних засобів управління і їх класифікація за ознакою (технічні засоби механізації управлінської праці)
Список літератури
1. Система і системний підхід в управлінні персоналом
Система (в перекладі з грецького - ціле, складене з частин; з'єднання) - це безліч взаємопов'язаних елементів, що утворюють певну цілісність, єдність.
Системи досить різноманітні і зустрічаються у різних сферах наукової та практичної діяльності людини. Прикладами економічних систем, є підприємства, об'єднання, галузі народного господарства, народне господарство в цілому.
Системний підхід полягає в тому, що менеджери можуть простіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому, якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо для генерального директора, тому що системний підхід стимулює його підтримувати необхідну рівновагу між потребами окремих підрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про рух інформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу на важливості комунікацій.
Системний підхід допомагає встановити причини прийняття неефективних рішень, він же надає кошти і технічні прийоми для поліпшення планування і контролю. Сучасний керівник повинен володіти системним мисленням, оскільки:
менеджер повинен сприймати, переробляти і систематизувати величезний обсяг інформації та знань, які необхідні для прийняття управлінських рішень;
керівнику необхідна системна методологія, за допомогою якої він міг би співвідносити одне напрямки діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;
менеджер повинен бачити за деревами ліс, за приватним - загальне, піднятися над повсякденністю і усвідомлювати, яке місце його організація
займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;
системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції: прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль.
Системне мислення не тільки сприяло розвитку нових уявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділялася інтегрованого характеру підприємства, а також першорядному значенням і важливістю систем інформації), а й забезпечило розробку корисних математичних засобів і прийомів, значно полегшують прийняття управлінських рішень, використання більш досконалих систем планування і контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність та діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу.
Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях в системі управління. Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все ще не виконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метол до управління, все ще не реалізовано. Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні. Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистем усередині підприємства не зовсім усвідомлюється.
Межі систем встановлювати дуже важко, занадто широке визначення призведе до накопичення дорогих і непридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегко буде сформулювати питання, які постануть перед підприємством, визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо найкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буде неможливо. Тим не менш, системний підхід дає можливість глибше зрозуміти, як працює підприємство.
2. Комп'ютерні системи обробки даних і управління технологічними процесами (на прикладі контейнерного терміналу)
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
Перші вітчизняні автоматизовані системи управління підприємством (АСУП) і системи обробки даних з'явилися ще в 60-і роки. Вони будувалися на базі інформаційних обчислювальних центрів підприємства (ІОЦ), оснащених малопродуктивною, громіздкою обчислювальною технікою колективного користування (часто одна обчислювальна машина на все підприємство). Такі системи охоплювали в основному завдання обліку і планування (у багатьох випадках все зводилося лише до розрахунку заробітної плати і обліку кадрів). Труднощі роботи з даними були обумовлені використанням в інформаційній системі поряд з обчислювальною технікою ручних способів збору, переміщення інформації та підготовки її для передачі на ІОЦ на паперовому носії, з якого вона для введення в обчислювальну машину, у свою чергу, переносилася на перфокарти. Результати обробки інформації також видавалися на паперовий носій. Згодом поняття АСУП так і залишилася пов'язаною з системами першого покоління на базі обчислювальних машин колективного користування з використанням паперового носія інформації. У 80-і роки в США отримав широке поширення термін «автоматизований офіс». Мова йде про використання комп'ютерної техніки для автоматизації ряду функцій управління: підготовка, обробка, редагування текстів, їх систематизація та зберігання; пошук інформації; інформаційне обслуговування керівних працівників і т.п. Впровадження такого роду систем дозволило змінити функції ряду працівників (наприклад, секретарів, референтів), зменшити їх кількість і підвищити продуктивність праці. Ця концепція автоматизованого офісу збереглася і продовжує розвиватися на базі сучасних технічних і програмних, коштів. Ряд крупних фірм - виробників програмного забезпечення (Corel, Microsoft) випускають все нові і нові інтегровані пакети програм під назвою «Офіс» (MSOffice95, MSOffice97, CorelOffice97, Російський Офіс і т.п.).
У сучасних системах обробки інформації використовуються цифрові технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками в ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т.п. Для подібних систем, що охоплюють роботу підприємства в цілому, набув поширення термін «корпоративні системи управління бізнес процесами». Для подібних систем характерно використання технології «клієнт-сервер», у тому числі і підключення вилучених користувачів через глобальну мережу Internet. He рідкість, коли система об'єднує в загальний інформаційний простір більш ніж 40 тисяч користувачів, які розміщуються по різних країнах і континентах. Одним з таких прикладів може служити компанія McDonalds, яка має свої підрозділи по всьому світу, в тому числі і в Україну.
Проблеми, пов'язані з комп'ютерними способами обробки інформації.
Просто розстановка на робочих місцях співробітників персональних комп'ютерів і поєднання в локальну мережу навряд чи дасть позитивний ефект в управлінні підприємством, якщо докорінно не переглянути існуючу інформаційну структуру. Не можна автоматизувати застарілі способи роботи, персональний комп'ютер може перетворитися на засіб для високошвидкісного виробництва нових паперів. Так, за результатами аналізу роботи підприємств у США описаний випадок, коли для включення тимчасового службовця до облікового складу підприємства було оформлено 43 різних документа, всього 113 сторінок, включаючи необхідні копії. Це відбувається тому, що в інформаційній системі існують зайві зв'язку (комунікації) між підрозділами і окремими службовцями. При цьому для нормального функціонування підприємства потрібно не більше 20-30 внутрішніх комунікацій, насправді ж їх у 3-4 рази більше. Причому практика автоматизації управління підприємством показує, що встановлення продуктивного комп'ютерного обладнання може призвести до збільшення кількості комунікацій за рахунок друкування «про всяк випадок» зайвих копій, і їх розсилки. Тому етапу впровадження на підприємстві комп'ютерної техніки повинно передувати скорочення зайвих комунікацій (співробітників) до оптимального рівня. Одна з поширених небезпек: приписування уявного могутності комп'ютера. Персональний комп'ютер, яким би дорогим і продуктивним він не був, це всього лише лічильна машина, яка не в змозі вирішити наші складні економічні проблеми, якщо ми самі не в змозі правильно сформулювати завдання. Велике значення мають також соціально-психологічні проблеми, що виникають у колективі при впровадженні комп'ютерної техніки, що викликає, як правило, скорочення числа співробітників, поліпшення (а значить, і посилення) контролю за діяльністю інших співробітників і т. п. Комп'ютеризація суттєво змінює технологію бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності. У не автоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко простежується і зазвичай супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад журналами обліку. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера неможливо.
Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю.
Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в не автоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може ставитися система паролів, яка запобігає дії, неприпустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з не автоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звіряння рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в не автоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій. Таким чином, спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Якісно змінюється працю бухгалтера і його взаємодія з адміністрацією. Однак автоматизації праці бухгалтера заважають специфічні умови роботи в російських умовах, наприклад велику кількість документів, що суперечать один одному.
Як приклад наведу ВАТ «Новорослесекспорт» - великий універсальний порт площею понад 65 га, який розташований на північно-східному узбережжі Чорного моря на території Новоросійська - найбільшого торгового порту на півдні Росії. Особливість розташування ВАТ «Новорослесекспорт» - північно-західна частина Цемеської бухти - дає можливість проводити обробку суден цілий рік. Наявність великих площ для тимчасового зберігання вантажів, власних причалів, під'їзних шляхів, розвиненою технічної бази і досвідченого персоналу дозволяє в короткі терміни обробляти вантажні потоки.
Через ВАТ «Новорослесекспорт» проводиться відвантаження різних видів товарів по всьому світу. Пріоритетні напрямки діяльності підприємства - перевалка контейнерів і лісових вантажів. Складські площі для критого і відкритого зберігання лісових і генеральних вантажів складають 14,3 га, а для зберігання контейнерів - 5,5 га.
В даний час ВАТ «Новорослесекспорт» реалізує «План стратегічного розвитку підприємства», який дозволить збільшити вантажообіг контейнерів до 350 000 TEU на рік, лісових вантажів до 3 000 000 м? на рік, генеральних вантажів до 1 500 000 тонн на рік. У рамках реалізації даного плану було прийнято рішення про необхідність впровадження системи оперативного управління контейнерним терміналом і системи комерційного документообігу. У кінці листопада. між керівництвом ВАТ «Новорослесекспорт» і компанії «Солвей» був підписаний договір на впровадження системи управління контейнерним терміналом Solvo.CTMS і системи управління документообігом порту Solvo.DMS, розробленими компанією «Солво».
Система управління контейнерним терміналом Solvo.CTMS - рішення, що автоматизує всі операції з контейнерами та вантажами на території контейнерного терміналу. Основним завданням системи є автоматизація оперативного керування всіма операціями з контейнерами, що дозволяє знизити вартість і терміни їх обробки на території контейнерного терміналу та надає можливість отримання точної інформації про поточну обстановку з метою оперативного планування роботи контейнерного терміналу. Система управління використовує для своєї роботи підсистеми управління контейнерної майданчиком, управління завантаженням / розвантаження судів, позиціонування, електронної ідентифікації, комплект радіообладнання збору та передачі даних.
Система управління контейнерним терміналом створена з використанням найсучасніших технологій, відповідає стандартам відкритих систем і адаптується до умов конкретного замовника, враховуючи при цьому всю специфіку технологічних та організаційних вимог.
Система управління документообігом порту Solvo.DMS призначена для автоматизації робіт зі створення та обліку документів використовуються в процесі перевалки вантажів на морських і сухопутних терміналах і складах. Використання системи дозволить ефективно керувати процесами перевалки вантажів за рахунок поліпшення контролю виконання робіт, скорочення часу проходження документів, непродуктивних витрат та забезпечення можливості аналізу виробничої діяльності порту.
3. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера
Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. Основними видами технічних засобів управління є організаційна та обчислювальна техніка;
• ПЕОМ;
• аудіо-, відеотехніка.
Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.
Засобом складання та редагування текстових документів служить комп'ютер. Він дає можливість автоматизувати формування тексту, забезпечує запам'ятовування та пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.
Диктофонами називають прилади для магнітного запису усної мови і його відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг - портативність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне управління, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно зі швидкістю, з якою була зроблена запис. Останнє дуже важливо: текст незалежно від швидкості Диктування відтворюється із швидкістю, яка дає можливість чітко фіксувати слова і фрази і друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення мови. Диктофон застосовується для:
• підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних та пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не потрібно мати чернетки, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;
• записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, нагадувань в процесі оперативної діяльності менеджера; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного їх фіксації; керівник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;
• записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень та ін; при цьому відпадає потреба їх стенографування і досягається абсолютна адекватність запису та мови.
При використанні диктофону економія часу того, хто диктує, досягає 20%, а продуктивність роботи секретаря підвищується на 25-45%. З урахуванням часу на обдумування за хвилину можна продиктувати 60-70, а записати 20-30 слів. У цілому за допомогою диктофону за одиницю часу виконується на 40-50% більше роботи, ніж при «ручному» записуванні.
Застосування диктофону дає можливість досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, що є прерогативою менеджера (прийняття рішень, їх формулювання), і технічних операцій, які повинні виконувати технічний персонал.
Особливо доцільно використовувати диктофон при Диктування допоміжних, вихідних, проміжних та інших аналогічних матеріалів (конспекти, робочі нотатки, витяги з документів та друкованих видань тощо). Не менш ефективно застосовувати диктофон для запису тексту, який потребує ретельної перевірки редакції, тобто для чернетки.
Засоби для виконання креслярських робіт. У кабінетах деяких менеджерів (головних інженерів, конструкторів і ін) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти І пристрою.
Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.
Засоби обробки документів. Ці кошти призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці менеджера можуть бути корисними пристрої для скріплення і склеювання.
Засоби адміністративної зв'язку та сигналізації. Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичне і візуальне кошти пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.
На підприємствах встановлюють апаратуру факсимільного зв'язку.
За допомогою факс-зв'язку можна передавати будь-яку документальну інформацію - друковані, рукописні тексти, газети, схеми, графіки і т.д.. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передачі і прийому.
Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі необхідності кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальної дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять наради, на які демонструють зображення, зафіксовані на кіно-і фотоплівці, кабінет обладнають проекційної апаратурою і екраном.
Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень, їх також використовують для представлення інформації менеджеру, побудови діаграм і ін
Навіть висока в цілому організація роботи менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, перш за все, з обробки документів, лічильно-обчислювальних та ін Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдя.
У сучасних умовах більша частина робочих місць менеджерів формується на основі індивідуальних проектів (розробок) або взагалі без них. У цьому одна з причин невисокого рівня організації робочих місць, низьку ефективність витрат на їх обладнання.
Типові проекти організації робочих місць менеджерів, як правило, включають такі розділи: вступ; зміст роботи та інформаційні зв'язки; розташування робочого місця, його оснащення і планування; інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови роботи і естетичне оформлення; економічна ефективність від впровадження типового проекту.
Пристосування типового проекту здійснюється з урахуванням конкретних умов роботи менеджера і можливостей підприємства.
Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації роботи менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ обладнають набором засобів обробки і передачі інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку та швидкого друкування, копіювальної машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, интерфейснім обладнанням для включення терміналу до локальної мережі, яка забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та інше
Список використаної літератури
1. Уч-к "Інформатика" Макарова Н. В., Матвєєва Л. А., Бройдо В. Л. М.: «Фінанси і статистика» 1997 р.
2. "Введення в інформаційний бізнес": Навчальний посібник Голосів О.В., Охріменко С.А., Хорошилов А.В., під ред-ї Тихомирова В.П., Хорошилова А.В. - М.: Фінанси і статистика, 1996.
ОДЕСЬКА Нацонального МОРСЬКА АКАДЕМІЯ
Кафедра «Менеджменту та економіки морського транспорту»
Контрольна робота
Комп'ютеризація та механізація управлінської праці на підприємстві
спеціальність 0502 «Менеджмент»
5 курс Шифр 24060
Цимбаленко Є.М.
Одеса 2008
План
1. Система і системний підхід в управлінні
2. Комп'ютерні системи обробки даних і управління технологічними процесами (на прикладі контейнерного терміналу)
3. Використання технічних засобів управління і їх класифікація за ознакою (технічні засоби механізації управлінської праці)
Список літератури
1. Система і системний підхід в управлінні персоналом
Система (в перекладі з грецького - ціле, складене з частин; з'єднання) - це безліч взаємопов'язаних елементів, що утворюють певну цілісність, єдність.
Системи досить різноманітні і зустрічаються у різних сферах наукової та практичної діяльності людини. Прикладами економічних систем, є підприємства, об'єднання, галузі народного господарства, народне господарство в цілому.
Системний підхід полягає в тому, що менеджери можуть простіше узгоджувати свою конкретну роботу з роботою організації в цілому, якщо вони розуміють систему і свою роль у ній. Це особливо важливо для генерального директора, тому що системний підхід стимулює його підтримувати необхідну рівновагу між потребами окремих підрозділів і цілями всієї організації. Він змушує його думати про рух інформації, що проходять через всю систему, а також акцентує увагу на важливості комунікацій.
Системний підхід допомагає встановити причини прийняття неефективних рішень, він же надає кошти і технічні прийоми для поліпшення планування і контролю. Сучасний керівник повинен володіти системним мисленням, оскільки:
менеджер повинен сприймати, переробляти і систематизувати величезний обсяг інформації та знань, які необхідні для прийняття управлінських рішень;
керівнику необхідна системна методологія, за допомогою якої він міг би співвідносити одне напрямки діяльності своєї організації з іншим, не допускати квазіоптімізаціі управлінських рішень;
менеджер повинен бачити за деревами ліс, за приватним - загальне, піднятися над повсякденністю і усвідомлювати, яке місце його організація
займає у зовнішньому середовищі, як вона взаємодіє з іншої, більшої системою, частиною якої є;
системний підхід в управлінні дозволяє керівнику більш продуктивно реалізовувати свої основні функції: прогнозування, планування, організацію, керівництво, контроль.
Системне мислення не тільки сприяло розвитку нових уявлень про організацію (зокрема, особлива увага приділялася інтегрованого характеру підприємства, а також першорядному значенням і важливістю систем інформації), а й забезпечило розробку корисних математичних засобів і прийомів, значно полегшують прийняття управлінських рішень, використання більш досконалих систем планування і контролю. Таким чином, системний підхід дозволяє нам комплексно оцінити будь-яку виробничо-господарську діяльність та діяльність системи управління на рівні конкретних характеристик. Це допоможе аналізувати будь-яку ситуацію в межах окремо взятої системи, виявити характер проблем входу, процесу і виходу.
Застосування системного підходу дозволяє найкращим чином організувати процес прийняття рішень на всіх рівнях в системі управління. Незважаючи на всі позитивні результати, системне мислення все ще не виконав своє найважливіше призначення. Твердження, що воно дозволить застосовувати сучасний науковий метол до управління, все ще не реалізовано. Це відбувається частково тому, що великомасштабні системи дуже складні. Нелегко усвідомити ті багато способів, за допомогою яких зовнішнє середовище впливає на внутрішню організацію. Взаємодія безлічі підсистем усередині підприємства не зовсім усвідомлюється.
Межі систем встановлювати дуже важко, занадто широке визначення призведе до накопичення дорогих і непридатних даних, а занадто вузьке - до часткового вирішення проблем. Нелегко буде сформулювати питання, які постануть перед підприємством, визначити з точністю інформацію, необхідну в майбутньому. Навіть якщо найкраще і саме логічне рішення буде знайдено, воно, можливо, буде неможливо. Тим не менш, системний підхід дає можливість глибше зрозуміти, як працює підприємство.
2. Комп'ютерні системи обробки даних і управління технологічними процесами (на прикладі контейнерного терміналу)
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
Перші вітчизняні автоматизовані системи управління підприємством (АСУП) і системи обробки даних з'явилися ще в 60-і роки. Вони будувалися на базі інформаційних обчислювальних центрів підприємства (ІОЦ), оснащених малопродуктивною, громіздкою обчислювальною технікою колективного користування (часто одна обчислювальна машина на все підприємство). Такі системи охоплювали в основному завдання обліку і планування (у багатьох випадках все зводилося лише до розрахунку заробітної плати і обліку кадрів). Труднощі роботи з даними були обумовлені використанням в інформаційній системі поряд з обчислювальною технікою ручних способів збору, переміщення інформації та підготовки її для передачі на ІОЦ на паперовому носії, з якого вона для введення в обчислювальну машину, у свою чергу, переносилася на перфокарти. Результати обробки інформації також видавалися на паперовий носій. Згодом поняття АСУП так і залишилася пов'язаною з системами першого покоління на базі обчислювальних машин колективного користування з використанням паперового носія інформації. У 80-і роки в США отримав широке поширення термін «автоматизований офіс». Мова йде про використання комп'ютерної техніки для автоматизації ряду функцій управління: підготовка, обробка, редагування текстів, їх систематизація та зберігання; пошук інформації; інформаційне обслуговування керівних працівників і т.п. Впровадження такого роду систем дозволило змінити функції ряду працівників (наприклад, секретарів, референтів), зменшити їх кількість і підвищити продуктивність праці. Ця концепція автоматизованого офісу збереглася і продовжує розвиватися на базі сучасних технічних і програмних, коштів. Ряд крупних фірм - виробників програмного забезпечення (Corel, Microsoft) випускають все нові і нові інтегровані пакети програм під назвою «Офіс» (MSOffice95, MSOffice97, CorelOffice97, Російський Офіс і т.п.).
У сучасних системах обробки інформації використовуються цифрові технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками в ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т.п. Для подібних систем, що охоплюють роботу підприємства в цілому, набув поширення термін «корпоративні системи управління бізнес процесами». Для подібних систем характерно використання технології «клієнт-сервер», у тому числі і підключення вилучених користувачів через глобальну мережу Internet. He рідкість, коли система об'єднує в загальний інформаційний простір більш ніж 40 тисяч користувачів, які розміщуються по різних країнах і континентах. Одним з таких прикладів може служити компанія McDonalds, яка має свої підрозділи по всьому світу, в тому числі і в Україну.
Проблеми, пов'язані з комп'ютерними способами обробки інформації.
Просто розстановка на робочих місцях співробітників персональних комп'ютерів і поєднання в локальну мережу навряд чи дасть позитивний ефект в управлінні підприємством, якщо докорінно не переглянути існуючу інформаційну структуру. Не можна автоматизувати застарілі способи роботи, персональний комп'ютер може перетворитися на засіб для високошвидкісного виробництва нових паперів. Так, за результатами аналізу роботи підприємств у США описаний випадок, коли для включення тимчасового службовця до облікового складу підприємства було оформлено 43 різних документа, всього 113 сторінок, включаючи необхідні копії. Це відбувається тому, що в інформаційній системі існують зайві зв'язку (комунікації) між підрозділами і окремими службовцями. При цьому для нормального функціонування підприємства потрібно не більше 20-30 внутрішніх комунікацій, насправді ж їх у 3-4 рази більше. Причому практика автоматизації управління підприємством показує, що встановлення продуктивного комп'ютерного обладнання може призвести до збільшення кількості комунікацій за рахунок друкування «про всяк випадок» зайвих копій, і їх розсилки. Тому етапу впровадження на підприємстві комп'ютерної техніки повинно передувати скорочення зайвих комунікацій (співробітників) до оптимального рівня. Одна з поширених небезпек: приписування уявного могутності комп'ютера. Персональний комп'ютер, яким би дорогим і продуктивним він не був, це всього лише лічильна машина, яка не в змозі вирішити наші складні економічні проблеми, якщо ми самі не в змозі правильно сформулювати завдання. Велике значення мають також соціально-психологічні проблеми, що виникають у колективі при впровадженні комп'ютерної техніки, що викликає, як правило, скорочення числа співробітників, поліпшення (а значить, і посилення) контролю за діяльністю інших співробітників і т. п. Комп'ютеризація суттєво змінює технологію бухгалтерського обліку та аналізу господарської діяльності. У не автоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко простежується і зазвичай супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад журналами обліку. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера неможливо.
Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю.
Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появу випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в не автоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може ставитися система паролів, яка запобігає дії, неприпустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з не автоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звіряння рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в не автоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій. Таким чином, спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Якісно змінюється працю бухгалтера і його взаємодія з адміністрацією. Однак автоматизації праці бухгалтера заважають специфічні умови роботи в російських умовах, наприклад велику кількість документів, що суперечать один одному.
Як приклад наведу ВАТ «Новорослесекспорт» - великий універсальний порт площею понад 65 га, який розташований на північно-східному узбережжі Чорного моря на території Новоросійська - найбільшого торгового порту на півдні Росії. Особливість розташування ВАТ «Новорослесекспорт» - північно-західна частина Цемеської бухти - дає можливість проводити обробку суден цілий рік. Наявність великих площ для тимчасового зберігання вантажів, власних причалів, під'їзних шляхів, розвиненою технічної бази і досвідченого персоналу дозволяє в короткі терміни обробляти вантажні потоки.
Через ВАТ «Новорослесекспорт» проводиться відвантаження різних видів товарів по всьому світу. Пріоритетні напрямки діяльності підприємства - перевалка контейнерів і лісових вантажів. Складські площі для критого і відкритого зберігання лісових і генеральних вантажів складають 14,3 га, а для зберігання контейнерів - 5,5 га.
В даний час ВАТ «Новорослесекспорт» реалізує «План стратегічного розвитку підприємства», який дозволить збільшити вантажообіг контейнерів до 350 000 TEU на рік, лісових вантажів до 3 000 000 м? на рік, генеральних вантажів до 1 500 000 тонн на рік. У рамках реалізації даного плану було прийнято рішення про необхідність впровадження системи оперативного управління контейнерним терміналом і системи комерційного документообігу. У кінці листопада. між керівництвом ВАТ «Новорослесекспорт» і компанії «Солвей» був підписаний договір на впровадження системи управління контейнерним терміналом Solvo.CTMS і системи управління документообігом порту Solvo.DMS, розробленими компанією «Солво».
Система управління контейнерним терміналом Solvo.CTMS - рішення, що автоматизує всі операції з контейнерами та вантажами на території контейнерного терміналу. Основним завданням системи є автоматизація оперативного керування всіма операціями з контейнерами, що дозволяє знизити вартість і терміни їх обробки на території контейнерного терміналу та надає можливість отримання точної інформації про поточну обстановку з метою оперативного планування роботи контейнерного терміналу. Система управління використовує для своєї роботи підсистеми управління контейнерної майданчиком, управління завантаженням / розвантаження судів, позиціонування, електронної ідентифікації, комплект радіообладнання збору та передачі даних.
Система управління контейнерним терміналом створена з використанням найсучасніших технологій, відповідає стандартам відкритих систем і адаптується до умов конкретного замовника, враховуючи при цьому всю специфіку технологічних та організаційних вимог.
Система управління документообігом порту Solvo.DMS призначена для автоматизації робіт зі створення та обліку документів використовуються в процесі перевалки вантажів на морських і сухопутних терміналах і складах. Використання системи дозволить ефективно керувати процесами перевалки вантажів за рахунок поліпшення контролю виконання робіт, скорочення часу проходження документів, непродуктивних витрат та забезпечення можливості аналізу виробничої діяльності порту.
3. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера
Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер. Основними видами технічних засобів управління є організаційна та обчислювальна техніка;
• ПЕОМ;
• аудіо-, відеотехніка.
Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.
Засобом складання та редагування текстових документів служить комп'ютер. Він дає можливість автоматизувати формування тексту, забезпечує запам'ятовування та пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.
Диктофонами називають прилади для магнітного запису усної мови і його відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг - портативність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне управління, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно зі швидкістю, з якою була зроблена запис. Останнє дуже важливо: текст незалежно від швидкості Диктування відтворюється із швидкістю, яка дає можливість чітко фіксувати слова і фрази і друкувати їх. Секретар може регулювати швидкість відтворення мови. Диктофон застосовується для:
• підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних та пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не потрібно мати чернетки, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;
• записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, нагадувань в процесі оперативної діяльності менеджера; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного їх фіксації; керівник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;
• записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень та ін; при цьому відпадає потреба їх стенографування і досягається абсолютна адекватність запису та мови.
При використанні диктофону економія часу того, хто диктує, досягає 20%, а продуктивність роботи секретаря підвищується на 25-45%. З урахуванням часу на обдумування за хвилину можна продиктувати 60-70, а записати 20-30 слів. У цілому за допомогою диктофону за одиницю часу виконується на 40-50% більше роботи, ніж при «ручному» записуванні.
Застосування диктофону дає можливість досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, що є прерогативою менеджера (прийняття рішень, їх формулювання), і технічних операцій, які повинні виконувати технічний персонал.
Особливо доцільно використовувати диктофон при Диктування допоміжних, вихідних, проміжних та інших аналогічних матеріалів (конспекти, робочі нотатки, витяги з документів та друкованих видань тощо). Не менш ефективно застосовувати диктофон для запису тексту, який потребує ретельної перевірки редакції, тобто для чернетки.
Засоби для виконання креслярських робіт. У кабінетах деяких менеджерів (головних інженерів, конструкторів і ін) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти І пристрою.
Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.
Засоби обробки документів. Ці кошти призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці менеджера можуть бути корисними пристрої для скріплення і склеювання.
Засоби адміністративної зв'язку та сигналізації. Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичне і візуальне кошти пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.
На підприємствах встановлюють апаратуру факсимільного зв'язку.
За допомогою факс-зв'язку можна передавати будь-яку документальну інформацію - друковані, рукописні тексти, газети, схеми, графіки і т.д.. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передачі і прийому.
Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі необхідності кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальної дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять наради, на які демонструють зображення, зафіксовані на кіно-і фотоплівці, кабінет обладнають проекційної апаратурою і екраном.
Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень, їх також використовують для представлення інформації менеджеру, побудови діаграм і ін
Навіть висока в цілому організація роботи менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, перш за все, з обробки документів, лічильно-обчислювальних та ін Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдя.
У сучасних умовах більша частина робочих місць менеджерів формується на основі індивідуальних проектів (розробок) або взагалі без них. У цьому одна з причин невисокого рівня організації робочих місць, низьку ефективність витрат на їх обладнання.
Типові проекти організації робочих місць менеджерів, як правило, включають такі розділи: вступ; зміст роботи та інформаційні зв'язки; розташування робочого місця, його оснащення і планування; інформаційне обслуговування робочого місця; матеріально-господарське обслуговування; умови роботи і естетичне оформлення; економічна ефективність від впровадження типового проекту.
Пристосування типового проекту здійснюється з урахуванням конкретних умов роботи менеджера і можливостей підприємства.
Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації роботи менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ обладнають набором засобів обробки і передачі інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку та швидкого друкування, копіювальної машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, интерфейснім обладнанням для включення терміналу до локальної мережі, яка забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та інше
Список використаної літератури
1. Уч-к "Інформатика" Макарова Н. В., Матвєєва Л. А., Бройдо В. Л. М.: «Фінанси і статистика» 1997 р.
2. "Введення в інформаційний бізнес": Навчальний посібник Голосів О.В., Охріменко С.А., Хорошилов А.В., під ред-ї Тихомирова В.П., Хорошилова А.В. - М.: Фінанси і статистика, 1996.